Vánoční večírek je pro většinu firem jediná akce v roce, kde se sejde celý tým. Zároveň je to akce, která se plánuje nejhůř: termíny se hromadí do tří prosincových týdnů, rozpočet schvaluje někdo jiný, než kdo večírek organizuje, a nabídky od prostorů se špatně srovnávají, protože každý počítá něco jiného.
Tenhle text není seznam tipů na atmosféru. Je to rozpočet rozebraný na položky — abyste věděli, co po prostoru chtít, čemu odpovídá cena v nabídce a kde se dá ubrat, aniž by to hosté poznali.
Poptávka po prostorech na oslavy a večírky se každý rok zvedá už během září — je to nejhledanější účel využití na Prostorna.cz a v podzimních měsících tvoří většinu hledání v katalogu. Praktický důsledek: pátky mezi 5. a 19. prosincem bývají u zavedených prostorů obsazené dřív, než většina firem vůbec dostane schválený rozpočet.
Rozumný postup je obrácený, než jaký se obvykle volí. Nejdřív si zamluvte termín a prostor, teprve pak řešte program a catering. Prostor je jediná položka, která je opravdu vzácná — kuchaře, DJ i fotografa seženete i tři týdny předem, sál na 80 lidí v pátek před Vánoci ne.
Pokud vám termín vyjde na všední den nebo na leden, berte to jako výhodu, ne jako ústupek. Vrátíme se k tomu níž — právě tady jsou největší úspory.
Rozpočet večírku má šest položek a jenom první z nich je „pronájem". Když si je rozepíšete zvlášť, nabídky se dají srovnávat.
Praktické pravidlo: prostor by měl zabrat zhruba čtvrtinu až třetinu rozpočtu. Když vám vychází víc, platíte za adresu. Když míň než pětinu, nejspíš jste podcenili zázemí a doplatíte na tom v technice a obsluze.
U pronájmu se cena liší podle toho, co všechno zahrnuje. Než porovnáte dvě čísla, ověřte si čtyři věci:
Čtyři poplatky, na které se organizátoři ptají nejčastěji až po akci:
Menší tým nepotřebuje sál. Potřebuje místo, kde se dá sedět i stát, je slyšet konverzace a dá se přinést vlastní jídlo. Ideální jsou kreativní a multifunkční prostory s kuchyňkou — odpadá catering s obsluhou, což je u téhle velikosti největší úspora.
Příkladem takového místa je Openspace v Meandru v Řevnicích s kapacitou 60 osob a cenou od 1 500 Kč, nebo menší studia v pražské Pracovně. U téhle velikosti se vyplatí neutrácet za techniku: reprobedna, playlist a dost.
Tady se láme, jestli večírek funguje. Osmdesát lidí se ještě vejde do sálu, ale už potřebují šatnu, dostatek toalet, obsluhu u baru a mikrofon pro úvodní slovo majitele. Prostor vybírejte podle zázemí, ne podle metrů.
Vhodné jsou sály s vlastním zázemím a možností navázat na venkovní část — třeba sál v Atriu Žižkov (kapacita 100 osob, od 4 500 Kč) s přilehlou zahradou, nebo areál Folklore Garden v Praze 5, kde se dá kombinovat stodola, roubenka i kovárna podle počasí a scénáře večera.
Nad osmdesát hostů přestává být rozhodující cena za hodinu a začíná rozhodovat logistika: příjezd, šatna, průtok baru, hlasitost, konec akce. Počítejte s technikou a produkčním na místě jako s pevnou položkou, ne jako s příplatkem.
Pro tuhle velikost jsou v katalogu prostory jako Event Space Highlight nebo Zenwork v Paláci ARA v Praze, v Brně například Pavilon Morava s kapacitou 200 osob.
Úspory na výzdobě a fotografovi jsou vidět okamžitě. Tyhle vidět nejsou:
Na Prostorna.cz najdete prostory na oslavy a večírky po celé republice, konkrétně pak v Praze, Brně nebo ve Středočeském kraji. Komunikujete přímo s majitelem prostoru, takže se dá domluvit i to, co v ceníku není — a u prosincových termínů se to vyplatí zkusit hned.
Pokud teprve vybíráte typ místa, navazuje na tenhle text náš starší článek s tipy pro výběr prostoru na vánoční firemní večírek.