Vánoční večírek je pro většinu firem jediná akce v roce, kde se sejde celý tým. Zároveň je to akce, která se plánuje nejhůř: termíny se hromadí do tří prosincových týdnů, rozpočet schvaluje někdo jiný, než kdo večírek organizuje, a nabídky od prostorů se špatně srovnávají, protože každý počítá něco jiného.
Tenhle text není seznam tipů na atmosféru. Je to rozpočet rozebraný na položky — abyste věděli, co po prostoru chtít, čemu odpovídá cena v nabídce a kde se dá ubrat, aniž by to hosté poznali.
Kdy rezervovat, aby vás termín nepřeválcoval
Poptávka po prostorech na oslavy a večírky se každý rok zvedá už během září — je to nejhledanější účel využití na Prostorna.cz a v podzimních měsících tvoří většinu hledání v katalogu. Praktický důsledek: pátky mezi 5. a 19. prosincem bývají u zavedených prostorů obsazené dřív, než většina firem vůbec dostane schválený rozpočet.
Rozumný postup je obrácený, než jaký se obvykle volí. Nejdřív si zamluvte termín a prostor, teprve pak řešte program a catering. Prostor je jediná položka, která je opravdu vzácná — kuchaře, DJ i fotografa seženete i tři týdny předem, sál na 80 lidí v pátek před Vánoci ne.
Pokud vám termín vyjde na všední den nebo na leden, berte to jako výhodu, ne jako ústupek. Vrátíme se k tomu níž — právě tady jsou největší úspory.
Z čeho se rozpočet skládá
Rozpočet večírku má šest položek a jenom první z nich je „pronájem". Když si je rozepíšete zvlášť, nabídky se dají srovnávat.
- Prostor — hodinová nebo celodenní sazba, obvykle s minimálním blokem.
- Jídlo — raut, menu nebo food truck; počítá se na osobu.
- Pití — nejpohyblivější položka celého rozpočtu.
- Technika — ozvučení, mikrofon, projektor, světla.
- Program — DJ, kapela, moderátor, fotograf, fotokoutek.
- Provozní režie — úklid, obsluha, koordinátor, kauce, doprava věcí.
Praktické pravidlo: prostor by měl zabrat zhruba čtvrtinu až třetinu rozpočtu. Když vám vychází víc, platíte za adresu. Když míň než pětinu, nejspíš jste podcenili zázemí a doplatíte na tom v technice a obsluze.
Prostor: čtěte, co je v sazbě
U pronájmu se cena liší podle toho, co všechno zahrnuje. Než porovnáte dvě čísla, ověřte si čtyři věci:
- Minimální blok. Sazba 2 500 Kč za hodinu při povinném pětihodinovém bloku je jiná nabídka než 3 000 Kč za hodinu bez limitu.
- Čas na přípravu a úklid. Někde dostanete hodinu před a po zdarma, jinde se počítá do pronájmu. U večírku to znamená rozdíl dvou hodin.
- Konec akce. Prodloužení po půlnoci bývá zpoplatněné jinou, vyšší sazbou — a někde není možné vůbec, kvůli sousedům a noční vyhlášce.
- Kauce a storno. Vratná kauce se platí dopředu a váže peníze; storno podmínky se u prosincových termínů zpřísňují.
Skryté položky, které rozpočet rozhodí
Čtyři poplatky, na které se organizátoři ptají nejčastěji až po akci:
- Korkovné — poplatek za vlastní alkohol, pokud má prostor smluvní bar.
- Technik na místě — u sálů s vlastním ozvučením bývá povinný.
- Úklid nad rámec běžného — po večírku s barem téměř vždy.
- Ostraha nebo šatnářka — nad určitý počet hostů to bývá podmínka pronájmu.
Tři scénáře podle velikosti týmu
Do 30 lidí: stačí jeden dobrý prostor
Menší tým nepotřebuje sál. Potřebuje místo, kde se dá sedět i stát, je slyšet konverzace a dá se přinést vlastní jídlo. Ideální jsou kreativní a multifunkční prostory s kuchyňkou — odpadá catering s obsluhou, což je u téhle velikosti největší úspora.
Příkladem takového místa je Openspace v Meandru v Řevnicích s kapacitou 60 osob a cenou od 1 500 Kč, nebo menší studia v pražské Pracovně. U téhle velikosti se vyplatí neutrácet za techniku: reprobedna, playlist a dost.
30 až 80 lidí: nejčastější a nejzrádnější velikost
Tady se láme, jestli večírek funguje. Osmdesát lidí se ještě vejde do sálu, ale už potřebují šatnu, dostatek toalet, obsluhu u baru a mikrofon pro úvodní slovo majitele. Prostor vybírejte podle zázemí, ne podle metrů.
Vhodné jsou sály s vlastním zázemím a možností navázat na venkovní část — třeba sál v Atriu Žižkov (kapacita 100 osob, od 4 500 Kč) s přilehlou zahradou, nebo areál Folklore Garden v Praze 5, kde se dá kombinovat stodola, roubenka i kovárna podle počasí a scénáře večera.
80 lidí a víc: akce, ne večírek
Nad osmdesát hostů přestává být rozhodující cena za hodinu a začíná rozhodovat logistika: příjezd, šatna, průtok baru, hlasitost, konec akce. Počítejte s technikou a produkčním na místě jako s pevnou položkou, ne jako s příplatkem.
Pro tuhle velikost jsou v katalogu prostory jako Event Space Highlight nebo Zenwork v Paláci ARA v Praze, v Brně například Pavilon Morava s kapacitou 200 osob.
Kde se dá ušetřit, aniž by to bylo znát
Úspory na výzdobě a fotografovi jsou vidět okamžitě. Tyhle vidět nejsou:
- Přesuňte termín ze čtvrtka nebo pátku. Středeční večírek bývá o desítky procent levnější a lidé stejně přijdou.
- Zvažte leden. Novoroční setkání má stejnou funkci, poloviční ceny a mnohem větší výběr prostorů.
- Hledejte prostor s kuchyňkou. Umožní levnější formu cateringu nebo vlastní jídlo bez příplatku za obsluhu.
- Řešte pití zvlášť. Otevřený bar bez limitu je nejrychlejší cesta k překročenému rozpočtu; nápojový balíček nebo limit na osobu drží číslo pod kontrolou.
- Ptejte se na balíček. Prostory, které mají vlastní techniku a obsluhu, umí často dát celkovou cenu nižší než součet položek — ale jen když si o to řeknete.
Otázky, které položte před podpisem
- Co přesně je v ceně pronájmu a co se doúčtovává?
- Kolik času mám na přípravu a úklid a počítá se do bloku?
- Do kdy může akce trvat a kolik stojí prodloužení?
- Můžu si přivézt vlastní catering a vlastní alkohol? Za jakých podmínek?
- Je na místě technik, nebo si mám přivézt vlastní ozvučení?
- Kolik je toalet a je k dispozici šatna?
- Jaké jsou storno podmínky a do kdy jde termín zrušit?
- Kolik lidí se vejde k sezení a kolik ve stoje? (Bývá to výrazný rozdíl.)
Kde prostor hledat
Na Prostorna.cz najdete prostory na oslavy a večírky po celé republice, konkrétně pak v Praze, Brně nebo ve Středočeském kraji. Komunikujete přímo s majitelem prostoru, takže se dá domluvit i to, co v ceníku není — a u prosincových termínů se to vyplatí zkusit hned.
Pokud teprve vybíráte typ místa, navazuje na tenhle text náš starší článek s tipy pro výběr prostoru na vánoční firemní večírek.
